ENVIOS TELEMÁTICOS DE LIBROS Y DEPÓSITOS DE CUENTAS ANUALES.-
ADVERTENCIAS PREVIAS:
1) PRESENTACIÓN DE LIBROS: es un sistema muy cómodo y útil ya que no es necesario apersonarse en el Registro Mercantil:
El presentante envía los ficheros que contienen los libros de contabilidad (de acuerdo a instrucciones que se detallan más abajo) y se recibe por e-mail desde el Registro:
a) En primer término: Acuse de recibo de archivos
b) Posteriormente a la legalización de los libros: DILIGENCIA DE DESPACHO, conforme han sido legalizados, y HUELLAS DIGITALES correspondientes a cada libro
El presentante debe copiar los archivos enviados + acuse de recibo + huellas digitales a un disco y archivar.
2) PRESENTACIÓN DE CUENTAS ANUALES: permite el envío de los archivos correspondientes al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y anexos (información medioambiental y modelo de autocartera), pero el presentante debe hacer llegar físicamente al Registro Mercantil dentro de los quince días posteriores al envío telemático (ya sea mediante entrega personal en el mostrador o por correo):
A) certificación del acta de la junta aprobatoria de cuentas firmada por órgano de administración y firma legitimada por notario
B) huella digital generada por el programa con que se han confeccionado las cuentas
C) acuse de recibo (enviado desde el registro cuando éste recibe telemáticamente las cuentas enviadas por el presentante)
D) en su caso, informes de auditoría y gestión debidamente firmados.
Atención!
· Los documentos integrantes de los depósitos de cuentas anuales correspondientes a un ejercicio sólo pueden enviarse telemáticamente una vez.
· En caso de que la calificación defectuosa de un depósito se relacione con el envío telemático (huella digital errónea, archivos ilegibles, etc.), toda la documentación debe presentarse en el Registro en formatos papel o digital.-
· Los asientos correspondientes a envíos telemáticos tienen cinco meses de vigencia, pasados los cuales, los depósitos deben presentarse en el registro en formatos papel o digital, pagando los aranceles correspondientes.
METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE LIBROS Y CUENTAS ANUALES
1) Es necesario contar con un programa informático de contabilidad que permita traspasar datos al programa de los registros mercantiles (LEGALIA, para el caso de los libros de contabilidad y D2 para cuentas anuales) o que genere archivos compatibles con dichos programas.-
2) Si no se cuenta con dichos programas, es posible “descar-garlos” desde la página https://www.registradores.org/scr (Esta página cuenta con un programa de ayuda (“chuletas” que explican con bastante claridad cómo debe realizarse el proceso paso a paso. Asimismo los programas LEGALIA y D2 disponen de ayudas muy útiles para cumplimentación de los datos)
Para ello deben seguirse los siguientes pasos:
a)Teclear la dirección antedicha
b) Ingresar en el área 04, Descargas y seleccionar Aplicaciones para generación de documentos.
c) Seleccionar Legalización (libros) y/o Depósitos (se recomienda también “descargar” las aplicaciones de Validación para ambos casos, no es obligatorio pero sí útil porque permite identificar errores previamente a su presentación en el Registro y se evita calificación en defectos por cuestiones relacionadas con archivos erróneos, huellas digitales no válidas, errores implícitos, etc.)
3) El presentante debe solicitar el alta, en el servicio de presentación telemática, y la firma digital ,que va asociada a un número de usuario, a un mail y a un nº de cuenta bancaria). Esto se realiza ingresando en la página web: https://www.registradores.org/scr/agenda/jsp/gestor
Se recomienda leer previamente las condiciones de uso, gastos y envíos.-
El costo del alta que incluye material necesario es de 60 euros y el monto total es para el Colegio de Registradores.- La validez de la firma electrónica es de dos años (un mes antes a su caducidad se recibirá un aviso de e-mail para proceder a su renovación en el Registro)
a) Seleccionar opción Agenda telemática
b) Indicar a qué registro se solicita la firma digital
c) Seleccionar qué tipo de firma se desea:
· Personal (es la única que puede utilizarse para realizar envíos a cualquier Registro Mercantil y permite realizar envíos correspondientes a diferentes empresas)
· Profesional: utilizada por gestores, auditores, etc.
· Representante (debe solicitarse una por cada empresa)
d) En apartado Agenda, elegir día y hora de cita en el Registro Mercantil para obtener la firma digital y recibir el lector, la tarjeta digital y el CD para instalar programa (los turnos se dan con 2 días de antelación y en el Mercantil de Tarragona son atendidos por Jep). Esta firma permite el envío de toda la documentación incluidos instancia y acuses de recibo en forma telemática y todos los gastos se cargan a cuenta bancaria asociada)
4) Con todo lo antedicho se procede al ingreso de los datos en los programas correspondientes para libros y cuentas, según corresponda, y el programa genera una carpeta individual para cada libro /depósito de cuentas anuales.
5) Una vez generadas dichas carpetas, deberá procederse al envío telemático:
a) Acceder a la web https://www.registradores.org/scr
b) insertar tarjeta en lector, seleccionar Certificado de Registro y teclear/introducir firma digital
c) seleccionar Área 02 (acceso Hermes web)
d) Seleccionar Firma y envíos telemáticos
e) Indicar:
1.-Registro a enviar
2.-Tipo de documento
3.- Seleccionar Añadir
f) Se abre el explorador y seleccionar el directorio que contiene el libro/cuentas a enviar
g) Selecciono firmar/enviar (fundamental porque si no no se produce salida de los documentos)
h) Se obtiene un acuse de recibo de entrada telemática
6) Para el caso de LIBROS, el proceso se ha terminado
7) Para el caso de DEPÓSITO DE CUENTAS se debe llevar/ enviar por correo al Registro (dentro de los quince días posteriores al envío):
a. Certificación del acta de la junta aprobatoria
b. Huella digital generada
c. Acuse de recibo de envío telemático
d. Informe de auditoria si procede
e. Anexos (en caso de no haberlos enviado telemáticamente)
8) En el Registro se calificará el depósito. Si llegara a encontrarse defectos relacionados con envío telemático (ficheros ilegibles, huella digital errónea, etc.) la documentación deberá presentarse nuevamente en formato digital o papel en mostrador. El registro enviará la nota de defectos al e-mail asociado del presentante.
9) Cuando el Registro Mercantil deposite las cuentas porque se han calificado como correctas o se han subsanado los defectos, enviará la diligencia de depósito y el Colegio de Registradores procederá a cobrar el arancel correspondiente y emitir factura.-
ADVERTENCIAS PREVIAS:
1) PRESENTACIÓN DE LIBROS: es un sistema muy cómodo y útil ya que no es necesario apersonarse en el Registro Mercantil:
El presentante envía los ficheros que contienen los libros de contabilidad (de acuerdo a instrucciones que se detallan más abajo) y se recibe por e-mail desde el Registro:
a) En primer término: Acuse de recibo de archivos
b) Posteriormente a la legalización de los libros: DILIGENCIA DE DESPACHO, conforme han sido legalizados, y HUELLAS DIGITALES correspondientes a cada libro
El presentante debe copiar los archivos enviados + acuse de recibo + huellas digitales a un disco y archivar.
2) PRESENTACIÓN DE CUENTAS ANUALES: permite el envío de los archivos correspondientes al balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y anexos (información medioambiental y modelo de autocartera), pero el presentante debe hacer llegar físicamente al Registro Mercantil dentro de los quince días posteriores al envío telemático (ya sea mediante entrega personal en el mostrador o por correo):
A) certificación del acta de la junta aprobatoria de cuentas firmada por órgano de administración y firma legitimada por notario
B) huella digital generada por el programa con que se han confeccionado las cuentas
C) acuse de recibo (enviado desde el registro cuando éste recibe telemáticamente las cuentas enviadas por el presentante)
D) en su caso, informes de auditoría y gestión debidamente firmados.
Atención!
· Los documentos integrantes de los depósitos de cuentas anuales correspondientes a un ejercicio sólo pueden enviarse telemáticamente una vez.
· En caso de que la calificación defectuosa de un depósito se relacione con el envío telemático (huella digital errónea, archivos ilegibles, etc.), toda la documentación debe presentarse en el Registro en formatos papel o digital.-
· Los asientos correspondientes a envíos telemáticos tienen cinco meses de vigencia, pasados los cuales, los depósitos deben presentarse en el registro en formatos papel o digital, pagando los aranceles correspondientes.
METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DE LIBROS Y CUENTAS ANUALES
1) Es necesario contar con un programa informático de contabilidad que permita traspasar datos al programa de los registros mercantiles (LEGALIA, para el caso de los libros de contabilidad y D2 para cuentas anuales) o que genere archivos compatibles con dichos programas.-
2) Si no se cuenta con dichos programas, es posible “descar-garlos” desde la página https://www.registradores.org/scr (Esta página cuenta con un programa de ayuda (“chuletas” que explican con bastante claridad cómo debe realizarse el proceso paso a paso. Asimismo los programas LEGALIA y D2 disponen de ayudas muy útiles para cumplimentación de los datos)
Para ello deben seguirse los siguientes pasos:
a)Teclear la dirección antedicha
b) Ingresar en el área 04, Descargas y seleccionar Aplicaciones para generación de documentos.
c) Seleccionar Legalización (libros) y/o Depósitos (se recomienda también “descargar” las aplicaciones de Validación para ambos casos, no es obligatorio pero sí útil porque permite identificar errores previamente a su presentación en el Registro y se evita calificación en defectos por cuestiones relacionadas con archivos erróneos, huellas digitales no válidas, errores implícitos, etc.)
3) El presentante debe solicitar el alta, en el servicio de presentación telemática, y la firma digital ,que va asociada a un número de usuario, a un mail y a un nº de cuenta bancaria). Esto se realiza ingresando en la página web: https://www.registradores.org/scr/agenda/jsp/gestor
Se recomienda leer previamente las condiciones de uso, gastos y envíos.-
El costo del alta que incluye material necesario es de 60 euros y el monto total es para el Colegio de Registradores.- La validez de la firma electrónica es de dos años (un mes antes a su caducidad se recibirá un aviso de e-mail para proceder a su renovación en el Registro)
a) Seleccionar opción Agenda telemática
b) Indicar a qué registro se solicita la firma digital
c) Seleccionar qué tipo de firma se desea:
· Personal (es la única que puede utilizarse para realizar envíos a cualquier Registro Mercantil y permite realizar envíos correspondientes a diferentes empresas)
· Profesional: utilizada por gestores, auditores, etc.
· Representante (debe solicitarse una por cada empresa)
d) En apartado Agenda, elegir día y hora de cita en el Registro Mercantil para obtener la firma digital y recibir el lector, la tarjeta digital y el CD para instalar programa (los turnos se dan con 2 días de antelación y en el Mercantil de Tarragona son atendidos por Jep). Esta firma permite el envío de toda la documentación incluidos instancia y acuses de recibo en forma telemática y todos los gastos se cargan a cuenta bancaria asociada)
4) Con todo lo antedicho se procede al ingreso de los datos en los programas correspondientes para libros y cuentas, según corresponda, y el programa genera una carpeta individual para cada libro /depósito de cuentas anuales.
5) Una vez generadas dichas carpetas, deberá procederse al envío telemático:
a) Acceder a la web https://www.registradores.org/scr
b) insertar tarjeta en lector, seleccionar Certificado de Registro y teclear/introducir firma digital
c) seleccionar Área 02 (acceso Hermes web)
d) Seleccionar Firma y envíos telemáticos
e) Indicar:
1.-Registro a enviar
2.-Tipo de documento
3.- Seleccionar Añadir
f) Se abre el explorador y seleccionar el directorio que contiene el libro/cuentas a enviar
g) Selecciono firmar/enviar (fundamental porque si no no se produce salida de los documentos)
h) Se obtiene un acuse de recibo de entrada telemática
6) Para el caso de LIBROS, el proceso se ha terminado
7) Para el caso de DEPÓSITO DE CUENTAS se debe llevar/ enviar por correo al Registro (dentro de los quince días posteriores al envío):
a. Certificación del acta de la junta aprobatoria
b. Huella digital generada
c. Acuse de recibo de envío telemático
d. Informe de auditoria si procede
e. Anexos (en caso de no haberlos enviado telemáticamente)
8) En el Registro se calificará el depósito. Si llegara a encontrarse defectos relacionados con envío telemático (ficheros ilegibles, huella digital errónea, etc.) la documentación deberá presentarse nuevamente en formato digital o papel en mostrador. El registro enviará la nota de defectos al e-mail asociado del presentante.
9) Cuando el Registro Mercantil deposite las cuentas porque se han calificado como correctas o se han subsanado los defectos, enviará la diligencia de depósito y el Colegio de Registradores procederá a cobrar el arancel correspondiente y emitir factura.-
