EL GRAN PAPEL DEL CORREO ELECTRÓNICO
Se cree que el papel fue inventado en China hacia el 200 a. C. por Ts'ai Lun que, por aquel tiempo, era el jefe de los eunucos del emperador. Tuvieron que pasar más de mil años, cuando España es conquistada por los árabes, para que la producción de papel llegase Europa. Desde entonces el documento en papel ha ejercido el monopolio en cualquier modo de comunicación escrita hasta 1960, fecha en que le apareció Internet, su competidor. Y fue gracias a la creación de esa red global, concebida para que cada uno pudiera acceder desde cualquier lugar geográfico a datos y programas, que en 1971, se crea el primer programa para enviar correo electrónico. Llegamos al dos mil cuatro y muchos no podemos pasar un solo día sin consultar su hotmail, msn, yahoo... o sin visitar tres o cuatro páginas webs y waps.
Pero el papel se resiste a perder su hegemonía histórica, más aún en el ámbito de las comunicaciones intrasocietarias, ya que, las normas que las regulan, están redactadas en un momento en que el canal de transmisión más seguro y eficaz era el postal o telegráfico. Esto produce la sensación de que el marco normativo no alienta la incorporación de las nuevas tecnologías a la vida mercantil. Pero que no las aliente no significa que sea un obstáculo.
Está comunmente aceptado por los juristas que el mejor banco de pruebas en el que experimentar las nuevas tecnologías aplicadas al Derecho es en el área "societaria": así podría introducirse estatutariamente la posibilidad de convocar juntas o consejos de administración por correo electrónico, o de celebrarlas por videoconferencia o de notificar plazos o derechos que asisten a los socios o participes. Es óptima la combinación de la certeza exigible con la celeridad con la que se mueve el mundo de las empresas y sus negocios, dotando a los correos electrónicos de efectos jurídicos.
Ya la Ley de la Nueva Empresa (2003) modificó el artículo 138 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada (en adelante LSRL) disponiendo que las Juntas podrán convocarse mediente procedimientos telemáticos que hagan posible al socio el conocimiento fehaciente de su convocatoria. Pero su utilización no se limita a las SLNE (Sociedades Limitadas Nueva Empresa) sino que, en las sociedades ya constituidas o en las de nueva creación pueden disponerse pactos estatutarios para que las relaciones socio-sociedad o sociedad-socios se realicen por medio de comunicación electrónica: En concreto, uno que obligue a la sociedad a tener una dirección de correo electrónico o página web activa y otro que obligue a los socios, mediante el establecimiento de una prestación accesoria de hacer, a tener y mantener un e-mail address. Para mayor seguridad podría concretarse estatutariamente que la comunicación que la sociedad dirija a los socios deba ir firmada con firma electrónica avanzada o en su defecto con la clave secreta que la sociedad facilite a éstos.
Una vez configurados los pactos señalados en el párrafo anterior, los estatutos sociales pueden determinar que la Junta General sea convocada mediente la remisión de su anuncio a la dirección de correo electrónico señalada por el socio. Para acreditar la correcta convocatoria de la Junta, será preciso la constancia fehaciente de la remisión o bien el acuse de recibo del socio a su email. Aunque debemos presente que este modo de convocatoria sólo será posible para sociedades de responsabilidad limitada y no para sociedades anónimas. Para éstas últimas el artículo 97 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas (en adelante TRLSA) es inderogable (anuncio publicado en el BORME - Boletín Oficial del Registro Mercantil - y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia), aunque sí cabría, como requisito cumulativo, el de remisión electrónica del anuncio a todos los accionistas.
Pero aún podemos ir más lejos. En relación con la celebración de la Junta General, la Ley parece presuponer la asistencia física de los socios en el domicilio social, aunque el artículo 47 de la LSRL y 109 del TRLSA no excluyen la posibilidad de que aquella que se celebra en el domicilio social se vea completada con otras celebradas por asistentes alojados en locales complementarios, conectados electrónicamente entre sí. Incluso cabría, el supuesto de celebración de Junta en múltiples localizaciones, algunas de ellas distintas a las del domicilio social. Todo esto sería posible siempre que la tecnología permitiese la identificación de los asistentes, así como la intervención y emisión del voto en tiempo real. Y el estado de la técnica actual lo permite puesto que si hasta hace unos pocos años enviar vídeo con audio a través de una línea utilizando ordenadores, sólo era posible con costoso y sofisticados hardware, estando reservado para grandes compañías, ahora debido al avance producido en el vídeo digital es posible enviar las citadas señales desde un ordenador doméstico a través de líneas telefónicas, redes y redes digitales.
En cuanto a la convocatoria del consejo de adminstración, no puede negarse que los Estatutos sociales pueden prever que se realice mediante la remisión de su anuncio por el presidente o subsidiariamente por el vicepresidente a todos los miembros del órgano colegiado por correo electrónico. Tanto el artículo 57.1 de la LSRL como el artículo 141 de la LSA confieren margen suficiente para una regulación de este tipo, puesto que la Ley no somete la forma y plazo de la convocatoria a exigencias concretas.
Lo dicho para las sesiones de las Juntas vale para el caso de las del consejo de administración. Éstas pueden tener lugar con sesión, transmitida por videoconferencia, siempre que ni los Estatutos sociales ni los consejeros se opongan; o sin sesión, mediante el voto electrónico de sus miembros - el voto es escrito excluyéndose la votación oral - dirigido al secretario del consejo o a la propia sociedad en el plazo de diez días desde la petición del voto (artículo 100.3 del Reglamento del Registro Mercantil). Esta modalidad será posible siempre que ninguno de los consejeros se oponga a este procedimiento debiéndose articular las medidas de seguridad necesarias ( firma electrónica reconocida ). No debe entenderse la no oposición como necesidad de constancia positiva de la conformidad de todos los consejeros con esta forma de votación.
Para finalizar, sería posible la utilización de medios telemáticos en todos aquellos supuestos en los que la Ley societaria admitiera como válida su utilización entre los que podemos destacar: la notificación a los acreedores para el caso de reducción del capital social con restitución de aportaciones (artículo 81 de la LSRL), para el supuesto de ejercicio del derecho de separación o el derecho de asunción preferente en el caso de ampliación de capital (artículo 97 y 75.2 LSRL), en el caso de ejercicio del derecho de suscripción preferente (artículo 158 TRLSA) y para la notificación de la propuesta de compra de las acciones cuando la sociedad reduzca por amortización de su autocartera (artículo 170 TRLSA), siempre que los títulos sean nominativos.
La eliminación del papel en el seno de una empresa puede alcanzar a los libros y documentos contables incluso a las cuentas anuales pues pueden ser llevadas en soporte informático y legalizadas en el Registro Mercantil por vía telemática. El único límite, las Actas, pues en el fondo sigue latente la idea de no fiarse de aquello que no se puede tocar.
Se cree que el papel fue inventado en China hacia el 200 a. C. por Ts'ai Lun que, por aquel tiempo, era el jefe de los eunucos del emperador. Tuvieron que pasar más de mil años, cuando España es conquistada por los árabes, para que la producción de papel llegase Europa. Desde entonces el documento en papel ha ejercido el monopolio en cualquier modo de comunicación escrita hasta 1960, fecha en que le apareció Internet, su competidor. Y fue gracias a la creación de esa red global, concebida para que cada uno pudiera acceder desde cualquier lugar geográfico a datos y programas, que en 1971, se crea el primer programa para enviar correo electrónico. Llegamos al dos mil cuatro y muchos no podemos pasar un solo día sin consultar su hotmail, msn, yahoo... o sin visitar tres o cuatro páginas webs y waps.
Pero el papel se resiste a perder su hegemonía histórica, más aún en el ámbito de las comunicaciones intrasocietarias, ya que, las normas que las regulan, están redactadas en un momento en que el canal de transmisión más seguro y eficaz era el postal o telegráfico. Esto produce la sensación de que el marco normativo no alienta la incorporación de las nuevas tecnologías a la vida mercantil. Pero que no las aliente no significa que sea un obstáculo.
Está comunmente aceptado por los juristas que el mejor banco de pruebas en el que experimentar las nuevas tecnologías aplicadas al Derecho es en el área "societaria": así podría introducirse estatutariamente la posibilidad de convocar juntas o consejos de administración por correo electrónico, o de celebrarlas por videoconferencia o de notificar plazos o derechos que asisten a los socios o participes. Es óptima la combinación de la certeza exigible con la celeridad con la que se mueve el mundo de las empresas y sus negocios, dotando a los correos electrónicos de efectos jurídicos.
Ya la Ley de la Nueva Empresa (2003) modificó el artículo 138 de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada (en adelante LSRL) disponiendo que las Juntas podrán convocarse mediente procedimientos telemáticos que hagan posible al socio el conocimiento fehaciente de su convocatoria. Pero su utilización no se limita a las SLNE (Sociedades Limitadas Nueva Empresa) sino que, en las sociedades ya constituidas o en las de nueva creación pueden disponerse pactos estatutarios para que las relaciones socio-sociedad o sociedad-socios se realicen por medio de comunicación electrónica: En concreto, uno que obligue a la sociedad a tener una dirección de correo electrónico o página web activa y otro que obligue a los socios, mediante el establecimiento de una prestación accesoria de hacer, a tener y mantener un e-mail address. Para mayor seguridad podría concretarse estatutariamente que la comunicación que la sociedad dirija a los socios deba ir firmada con firma electrónica avanzada o en su defecto con la clave secreta que la sociedad facilite a éstos.
Una vez configurados los pactos señalados en el párrafo anterior, los estatutos sociales pueden determinar que la Junta General sea convocada mediente la remisión de su anuncio a la dirección de correo electrónico señalada por el socio. Para acreditar la correcta convocatoria de la Junta, será preciso la constancia fehaciente de la remisión o bien el acuse de recibo del socio a su email. Aunque debemos presente que este modo de convocatoria sólo será posible para sociedades de responsabilidad limitada y no para sociedades anónimas. Para éstas últimas el artículo 97 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas (en adelante TRLSA) es inderogable (anuncio publicado en el BORME - Boletín Oficial del Registro Mercantil - y en uno de los diarios de mayor circulación en la provincia), aunque sí cabría, como requisito cumulativo, el de remisión electrónica del anuncio a todos los accionistas.
Pero aún podemos ir más lejos. En relación con la celebración de la Junta General, la Ley parece presuponer la asistencia física de los socios en el domicilio social, aunque el artículo 47 de la LSRL y 109 del TRLSA no excluyen la posibilidad de que aquella que se celebra en el domicilio social se vea completada con otras celebradas por asistentes alojados en locales complementarios, conectados electrónicamente entre sí. Incluso cabría, el supuesto de celebración de Junta en múltiples localizaciones, algunas de ellas distintas a las del domicilio social. Todo esto sería posible siempre que la tecnología permitiese la identificación de los asistentes, así como la intervención y emisión del voto en tiempo real. Y el estado de la técnica actual lo permite puesto que si hasta hace unos pocos años enviar vídeo con audio a través de una línea utilizando ordenadores, sólo era posible con costoso y sofisticados hardware, estando reservado para grandes compañías, ahora debido al avance producido en el vídeo digital es posible enviar las citadas señales desde un ordenador doméstico a través de líneas telefónicas, redes y redes digitales.
En cuanto a la convocatoria del consejo de adminstración, no puede negarse que los Estatutos sociales pueden prever que se realice mediante la remisión de su anuncio por el presidente o subsidiariamente por el vicepresidente a todos los miembros del órgano colegiado por correo electrónico. Tanto el artículo 57.1 de la LSRL como el artículo 141 de la LSA confieren margen suficiente para una regulación de este tipo, puesto que la Ley no somete la forma y plazo de la convocatoria a exigencias concretas.
Lo dicho para las sesiones de las Juntas vale para el caso de las del consejo de administración. Éstas pueden tener lugar con sesión, transmitida por videoconferencia, siempre que ni los Estatutos sociales ni los consejeros se opongan; o sin sesión, mediante el voto electrónico de sus miembros - el voto es escrito excluyéndose la votación oral - dirigido al secretario del consejo o a la propia sociedad en el plazo de diez días desde la petición del voto (artículo 100.3 del Reglamento del Registro Mercantil). Esta modalidad será posible siempre que ninguno de los consejeros se oponga a este procedimiento debiéndose articular las medidas de seguridad necesarias ( firma electrónica reconocida ). No debe entenderse la no oposición como necesidad de constancia positiva de la conformidad de todos los consejeros con esta forma de votación.
Para finalizar, sería posible la utilización de medios telemáticos en todos aquellos supuestos en los que la Ley societaria admitiera como válida su utilización entre los que podemos destacar: la notificación a los acreedores para el caso de reducción del capital social con restitución de aportaciones (artículo 81 de la LSRL), para el supuesto de ejercicio del derecho de separación o el derecho de asunción preferente en el caso de ampliación de capital (artículo 97 y 75.2 LSRL), en el caso de ejercicio del derecho de suscripción preferente (artículo 158 TRLSA) y para la notificación de la propuesta de compra de las acciones cuando la sociedad reduzca por amortización de su autocartera (artículo 170 TRLSA), siempre que los títulos sean nominativos.
La eliminación del papel en el seno de una empresa puede alcanzar a los libros y documentos contables incluso a las cuentas anuales pues pueden ser llevadas en soporte informático y legalizadas en el Registro Mercantil por vía telemática. El único límite, las Actas, pues en el fondo sigue latente la idea de no fiarse de aquello que no se puede tocar.
